Intake & Rückrufmanagement
Keine Anfrage bleibt liegen, kein Interessent wartet zu lange. Jeder Kontakt wird zeitnah und professionell aufgenommen, relevante Informationen strukturiert erfasst – auch im laufenden Tagesgeschäft.
Ihre Zeit gehört den Mandaten. Nicht der Organisation.
Ich unterstütze Solo-Anwaltskanzleien als externer Kanzlei Operations Manager – mit Intake, Leadmanagement, Follow-up, Prozessoptimierung und Reporting aus einer Hand.
Damit Sie weniger Zeit mit Rückrufen, unvollständigen Anfragen und organisatorischen Reibungsverlusten verlieren – und mehr Zeit für die Mandate haben, die wirklich zählen.
Kostenloses Erstgespräch anfragen
Das Problem
Als Solo-Anwalt ist meist nicht die juristische Arbeit das Problem – sondern alles, was sie ständig unterbricht.
Neue Anfragen kommen über Website, Telefon oder E-Mail. Manche sind dringend, manche unvollständig, manche wirtschaftlich interessant, andere passen nicht wirklich. Trotzdem müssen sie gesichtet, eingeordnet, zurückgerufen, nachgefasst und dokumentiert werden.
Zwischen laufenden Mandaten, Fristen, Gerichtsterminen und Schriftsätzen entsteht dadurch ein operativer Druck, der Zeit bindet und den Fokus aus der eigentlichen juristischen Arbeit zieht.
Das Ergebnis: Der Anwalt wird zum Engpass – nicht wegen mangelnder Nachfrage, sondern weil Anfrage, Intake, Nachverfolgung und Organisation zu viel Raum einnehmen.
Die Lösung
Struktur zwischen erster Anfrage und vorbereitetem Mandat
Ich setze genau dort an, wo im Kanzleialltag oft die meiste Reibung entsteht: zwischen erster Anfrage und sauber vorbereitetem Mandat.
Als externer Kanzlei Operations Manager übernehme ich operative Aufgaben, die wertvolle Anwaltszeit binden: Intake, Rückrufe, Leadmanagement, Follow-up, Terminlogik, Prozessoptimierung und Reporting.
Dabei geht es nicht darum, die persönliche anwaltliche Beratung zu ersetzen. Im Gegenteil: Ich sorge dafür, dass sie besser vorbereitet stattfindet.
Anfragen werden strukturiert erfasst, priorisiert und nachverfolgt. Dringende Fälle werden erkannt, unvollständige Informationen ergänzt und passende Interessenten gezielt zur Erstberatung geführt.
So entsteht ein klarer Prozess, der den Anwalt entlastet, wertvolle Anfragen schützt und mehr Raum für die juristische Kernarbeit schafft.
Leistungen
Was ich für Ihre Kanzlei übernehme
Leadmanagement & Follow-up
Kein Interessent geht verloren, nur weil er nicht sofort entscheidet. Offene Anfragen werden konsequent nachgehalten, Kontaktversuche dokumentiert und zu klaren nächsten Schritten geführt.
Termin- und Kalenderlogik
Erstberatungen finden dann statt, wenn sie sinnvoll sind – dringende Fälle werden erkannt, Fristen und Kapazitäten berücksichtigt, Terminkollisionen vermieden.
Prozessoptimierung
Weniger Reibung im Kanzleialltag: klare Abläufe statt improvisiertem Zuruf – für Kontaktformular, Telefonie, CRM, E-Mail und interne Übergaben.
Reporting & Auswertung
Sie wissen jederzeit, was im Intake passiert: Leads, gebuchte Erstberatungen, Conversion, offene Anfragen und wiederkehrende Engpässe – als Grundlage für fundierte Entscheidungen.
Zusammenarbeit
So läuft die Zusammenarbeit ab
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Analyse
Zu Beginn schaue ich mir Ihre bestehenden Abläufe an: Wo kommen Anfragen rein, wie werden sie bearbeitet, welche Tools nutzen Sie – und wo entstehen Verzögerungen, Rückfragen oder doppelte Arbeit? Das Ergebnis ist ein klares Bild, wo Ihre wertvolle Zeit aktuell verloren geht.
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Aufbau
Auf dieser Basis entsteht ein klarer Intake-Prozess: mit Rückruflogik, Follow-up, Terminregeln und einfachen Kriterien, welche Anfragen priorisiert werden. Sie behalten die Hoheit über Ihre Mandate – ich schaffe die Struktur dahinter.
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Laufender Betrieb
Ich übernehme die operative Bearbeitung neuer Anfragen, halte offene Leads nach und koordiniere Erstberatungen. Im laufenden Betrieb vereinfache ich Abläufe dort, wo es sich zeigt, und Sie erhalten regelmäßig eine kompakte Auswertung – Leads, Erstberatungen, offene Anfragen, Conversion und erkennbare Engpässe.
Über mich
Benjamin Groth
Struktur entsteht nicht zufällig.
Über zwei Jahrzehnte habe ich in einem Umfeld gearbeitet, in dem klare Kommunikation, sorgfältige Sachverhaltserfassung und Vertraulichkeit selbstverständlich sein mussten – oft unter Zeitdruck, oft in sensiblen Situationen. Genau diese Erfahrung prägt heute meine Arbeit mit Solo-Anwaltskanzleien.
Ich bin kein Anwalt – und genau das ist der Punkt. Während sich in Ihrer Kanzlei alles um den Fall drehen muss, kümmere ich mich um das, was davor liegt: den ersten Kontakt, die Ordnung dahinter, die Verlässlichkeit, auf die sich Mandant und Kanzlei gleichermaßen verlassen können.
Ich übernehme Verantwortung für den gesamten Weg von der Anfrage bis zum vorbereiteten Mandat: dafür, dass Anfragen, Informationen, Systeme und nächste Schritte sauber zusammenlaufen – und dass nichts verloren geht, nur weil im Tagesgeschäft gerade etwas anderes drängt.
Vertraulichkeit & Zusammenarbeit
Die Zusammenarbeit erfolgt auf Grundlage einer schriftlichen Vertraulichkeitsvereinbarung und DSGVO-konformer Auftragsverarbeitung – so, wie es die anwaltliche Verschwiegenheit erfordert.
Ich arbeite vollständig remote mit Kanzleien in ganz Deutschland – ohne Schreibtisch in Ihrer Kanzlei, ohne zusätzliche Infrastruktur, ohne Einarbeitung vor Ort.
Kontakt
Ihre Kanzlei sollte nicht von Zufall und Zuruf leben.
Weniger operativer Druck, keine verlorenen Anfragen, mehr Raum für Ihre juristische Kernarbeit – durch eine klare Struktur zwischen erster Anfrage und vorbereitetem Mandat.
Lassen Sie uns in einem unverbindlichen Erstgespräch besprechen, wo in Ihrer Kanzlei die größten Reibungspunkte liegen.